Text copied to clipboard!
Pealkiri
Text copied to clipboard!Meeskonna Koosolekute Koordinaator
Kirjeldus
Text copied to clipboard!
Otsime Meeskonna Koosolekute Koordinaatorit, kes vastutab ettevõtte siseste koosolekute planeerimise, korraldamise ja jälgimise eest. Selles rollis mängid olulist rolli meeskonnatöö sujuvuse ja tõhususe tagamisel, aidates kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele.
Sinu ülesandeks on tagada, et kõik meeskonna koosolekud toimuvad õigeaegselt, on hästi struktureeritud ning et kõik osalejad on informeeritud ja ette valmistatud. Sa töötad tihedalt koos erinevate osakondade ja juhtidega, et koguda päevakorra punkte, koostada koosolekute kavad ning jagada vajalikke materjale enne ja pärast koosolekuid. Lisaks vastutad sa koosolekute protokollimise ja järeltegevuste jälgimise eest.
Edukas kandidaat on organiseeritud, detailidele orienteeritud ja suurepäraste suhtlemisoskustega. Sul peab olema võime töötada mitme ülesandega korraga, hallata ajakavasid ja kasutada erinevaid digitaalseid tööriistu, nagu kalendrirakendused, videokoosolekute platvormid ja dokumendihaldussüsteemid.
See ametikoht sobib inimesele, kes naudib struktureeritud tööd, suudab säilitada rahu pingelistes olukordades ning kellel on tugev soov toetada meeskonna koostööd ja tulemuslikkust. Kui oled initsiatiivikas, süsteemne ja naudid inimestevahelist suhtlust, siis ootame sind oma meeskonda!
Kohustused
Text copied to clipboard!- Koosolekute ajastamine ja kalendrite haldamine
- Päevakorra koostamine koostöös meeskonnaliikmetega
- Koosolekumaterjalide ettevalmistamine ja jagamine
- Koosolekute protokollimine ja järeltegevuste jälgimine
- Virtuaalsete ja füüsiliste koosolekute korraldamine
- Osalejate teavitamine ja meeldetuletuste saatmine
- Koosolekuruumide broneerimine ja tehnika kontrollimine
- Koosolekute tõhususe analüüsimine ja parendusettepanekute tegemine
- Koostöö erinevate osakondadega info kogumiseks
- Konfidentsiaalse info käsitlemine vastavalt ettevõtte poliitikale
Nõuded
Text copied to clipboard!- Varasem kogemus administratiivtöös või koosolekute korraldamisel
- Hea ajaplaneerimise ja organiseerimisoskus
- Suurepärased suhtlemis- ja koostööoskused
- Võime töötada iseseisvalt ja võtta initsiatiivi
- Tugev tähelepanu detailidele
- Hea arvutikasutusoskus (MS Office, Google Workspace, Zoom jne)
- Eesti ja inglise keele oskus kõnes ja kirjas
- Võime töötada mitme ülesandega korraga
- Diskreetsus ja konfidentsiaalsuse hoidmine
- Valmidus töötada paindliku graafiku alusel
Võimalikud intervjuu küsimused
Text copied to clipboard!- Milline on teie varasem kogemus koosolekute korraldamisel?
- Kuidas tagate, et kõik osalejad on koosolekuks ette valmistatud?
- Milliseid digitaalseid tööriistu olete kasutanud koosolekute haldamiseks?
- Kuidas käitute, kui koosolekute ajad kattuvad?
- Kuidas tagate, et järeltegevused saavad ellu viidud?
- Kirjeldage olukorda, kus pidite kiiresti ümber korraldama olulise koosoleku.
- Kuidas suhtlete erinevate osakondadega info kogumiseks?
- Milline on teie lähenemine protokollimisele?
- Kuidas hoiate end kursis ettevõtte sisekommunikatsiooniga?
- Kuidas käsitlete konfidentsiaalset teavet?
